新規開発プロジェクトでのNotion活用事例

サムザップ、エンジニアの白濱と申します。

最近、大流行中のオールインワンツールの「Notion」をご存じでしょうか？
弊社でも情報共有のツールとしてNotionを活用するケースが増えてきています。
私の所属している新規開発中のプロジェクトでもNotionを情報共有ツールとして選択しました。
今回、Notionの魅力と具体的な導入事例を紹介していきたいと思います。

Notionの特徴

Notionについて以下の特徴があります。
・高品質のメモページが簡単に作成可能
・軽快な操作
・データベース機能が充実

Notionの導入は、2021年の4月から本格的に始まり、3ヶ月ほど経過しました。
今回は具体的なプロジェクトの導入事例を通して、Notionの魅力を伝えていきたいと思います。

ドキュメントの管理・共有ツールとして

プロジェクトではこのような一覧を作って、情報を蓄積できるようにしました。

今回は、Notionの魅力を説明するため、Notionを活用している作業日報を通して説明したいと思います。

日報活用事例でのNotion機能の紹介

当プロジェクトでは、朝エンジニアメンバーで朝会を実施しています。
その会で、各人の現在のタスクの確認を行うのに、作業日報をNotionで記載することにしました。

作業日報をつけるにあたって、以下の要件を上げました。
・各人がさっと記入できる
・後で過去の記入が見返せる
・当日の全員分の記入が確認できる

この日報を実現するにあたって、作業手順の一部を紹介しながら、どのように実現したかを紹介します。

手順１　データベースの作成

まずは、日報のデータベーステーブルを作成します。
データベース ※ は、この操作で1クリックで新規作成できます。

※ Notionにおけるデータベース

　Notionのデータベースは、スプレッドシートやExcelのように簡単に情報が入力編集できる機能を持ちながら、
　出力情報の抽出やカラムの指定、他の情報とのリレーションなどのデータベースの機能を備えたNotionのコア機能です。
　ドキュメントは、ただ蓄積していくだけでは不十分で、必要な情報を必要な時に取り出せてこそ価値を発揮します。

手順２　レコードの追加

作成後に、メンバー分の空レコードを1ヶ月分作成します。
(作成は後述のNotionAPIを使用して一括作成しました)
カラムには、日付や担当者の他には、朝会で入力する項目
・ひとこと
・今日の作業内容
・前営業日の作業内容
・前営業日のガント以外の作業
を用意しました。

作成したレコードは、スプレッドシートやエクセルのように自由に記入できます

ただ、このままですと日報として使用するには以下の問題点があります。
・メンバーが記入するのに、他の日や他の人のレコードも表示されてるので、間違えないように気をつける必要がある
・朝会で当日の全員のデータを見ようとすると、他の日のデータも表示されるので、目的のデータを見つけるのが大変
・自分だけのデータを見返す際に、他の情報も表示されていて見づらい

そのため、以下のようなViewを用意します
・自分のレコードだけが表示される、自分の作業入力用View
・クライアント、サーバーそれぞれのメンバー全員の当日レコードが表示される、朝会用のView
Notionでは、このようなViewを簡単に作成できます。

手順３　入力用のViewと朝会閲覧用のViewの用意

メンバー入力用と朝会で使用する全員分のViewに整形しました。

○自分入力用の自分のレコードだけが表示されるメンバー入力用View

○朝会で使用する全員の当日データが表示されるView

このViewを作成するのに、Notionの機能を色々活用しましたので、ご紹介します。

【機能１】フィルター機能

作成したデータベースから、条件に合ったものだけをフィルターできます。
下記は、自分入力用のViewのフィルターです。
全体レコードのうち自分のレコード、かつ日付が前後一週間、勤怠が稼働日のものを抽出しています。

朝会用のViewの場合は、この条件を
「当日のレコードのみ表示」とすれば、朝会用の条件で表示できます。

【機能２】プロパティ表示・非表示機能

プロパティ機能を使用すると、データベースのカラムのうち、表示したいものだけを選択することできます。 表示する必要がないカラムを非表示にすることによって、項目をスッキリさせることができます。
下記は、日報入力に必要がない管理用のカラムを非表示にしているイメージです。

【機能３】シグマ機能

シグマ機能を使用すると、数式などを使用した複雑な条件を指定できます。
下記のイメージは、日報入力者に、今日の前後一週間のデータを見せるための条件式を指定しているイメージです。

【機能４】マルチView機能

マルチView機能を使用すると、使用用途によって、一つのデータを複数のViewにワンタッチで切り替えることができます。

下記のイメージは、クライアント朝会用、サーバー朝会用のView作って切り替えてるイメージです。

このような機能を活用して、日報ページが完成しました。

こちらは、完成した日報ページを、実際に朝会で活用してるイメージです。

Notionは、このように簡単にデータベースを作成できて、それをフル活用できる柔軟で高度なView整形機能を備えています。
今回の事例では、日報の事例をご紹介しましたが、この機能を使用すれば
・日々の議事録の入力、蓄積、管理
・技術情報の入力、蓄積、管理
などの機能を簡単に作ることができます。

Notion APIの活用

NotoinのPublic Beta版が2021年の5月に公開されました。
これにより外部サービスとの連携が可能となりました。

developers.notion.com
当プロジェクトでの活用事例を最後に紹介します。

当プロジェクトでは、スケジュール管理にWrikeを使用しています。
一方で日報やドキュメント管理は、Notionを使用していますので、この二つのデータをうまく連携できないかを検討していました。
この連携にNotion APIを使用しました。

連携イメージ

取り込み済みのWrikeデータは、Notionのドキュメントと連携して使用することが可能となります。
具体的な活用事例としては、前述の作業日報とリンクしてみました。
日報データの隣に、その日の作業対象のWrikeタスクを日付と作業者で関連付けて表示します。
それによって、実際の作業とWrike上での作業を比較して、スケジュールが順調か、見直しが必要ないかなどが
Notion日報から確認できるようになりました。

日報とWrikeデータをリンクさせたイメージ（スケジュール管理者が閲覧するView）

また、NotionAPIは日報の空レコードの一括自動生成にも活用しています。

まとめ

プロジェクトでのNotion導入事例とNotionの魅力について紹介させていただきました。
まだ導入から3ヶ月しか経っていませんが、日々のプロジェクト管理の効率向上を感じています。
今後もNotionをフルに活用して、プロジェクト管理に役立てていきたいと考えています。